Druckkontrolle bei der Hamburger Hafengesellschaft
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Verschwenderische Farbausdrucke, zurückgelassene Dokumente im Ausgabeschacht: Die netzwerkweiten Bürosysteme sind Kostenfaktor und Sicherheitsrisiko zugleich. Eine Vielzahl von Studien schreibt diesen Umstand fehlenden Kontrollmechanismen in Unternehmen zu. Dabei lassen sich kostengünstig sowohl durch Budgetierung und Steuerung der netzwerkweiten Dokumentenausgabe die Betriebskosten reduzieren als auch durch Authentifizierung am Gerät die Sicherheit erhöhen. Unabhängig von der Betriebsgröße und der Anzahl der eingesetzten Bürosysteme.
Q PILOT® – das moderne Druck- und Outputmanagementsystem
Q PILOT® ist eine moderne Druck - und Kostenmanagement-Lösung für die unternehmensweite Dokumentenausgabe- und Kostenkontrolle bei Druck-, Kopier- und Scan2xx-Diensten. Unternehmen erfassen die Kosten automatisch nach Nutzer und Nutzergruppen und ordnen die Kosten den gewünschten Kostenstellen zu. Die Preislisten lassen sich für S/W- und Farbdruck, DIN A4 oder A3-Kopien und ScanDienste detailliert anlegen und alle Kostenabrechnungen übersichtlich als Bericht ausgeben. Über das webbasierte Verwaltungstool von Q PILOT® lassen sich Konten einfach erstellen. Die LDAP-Schnittstelle unterstützt dabei den automatisierten Kontenaufbau. Für die Konten können individuelle Nutzerrechte für Gerätedienste bestimmt, Farbdrucke budgetiert und zu Kostenstellen zugeordnet werden.
Mit Q PILOT® können Druckjobs an einem Standort in Auftrag gegeben und an einem anderen Standort ausgegeben werden. Am Gerät authentifiziert sich der Nutzer und erhält die Freigabe für die Dokumentenausgabe. Die Authentifizierung stellt sicher, dass keine vertraulichen Dokumente wie Personaldaten, Kalkulationen oder Ausschreibungen in der Drucker-Warteschleife verbleiben und zu einem späteren Zeitpunkt unbeaufsichtigt ausgedruckt werden. Nach einer festgelegten Zeit löscht der Druckserver automatisch alle nicht ausgeführten Druckaufträge innerhalb des Unternehmens. Bei stark ausgelasteten Multifunktionsdruckern können Mitarbeiter auf weniger frequentierte Geräte ausweichen, ohne den Arbeitsvorgang durch lange Wartezeiten am Gerät zu unterbrechen. Zusätzlich registriert Q PILOT® jede Systemstörung und benachrichtigt den verantwortlichen Administratoren direkt über die Fehlermeldung.
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In Verbindung mit Mitarbeiterausweisen lässt sich Q PILOT® in eine umfassende Kartenlösung mit Zutrittssteuerung, Spindfachmanagement und bargeldlose Bezahlsysteme einbetten.